Der Rat der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) hat in seiner Sitzung am 14.02.2007 beschlossen, die Verwaltung zu beauftragen, das "Neue Kommunale Rechnungswesen" im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften einzuführen. Ziel für die Umstellung auf das neue Rechnungswesen bei der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) ist es, dass die Samtgemeinde und die Gliedgemeinden ab dem 01.01.2009 nach dem doppischen System buchen. Dazu ist die Anschaffung einer neuen Software notwendig.

Aufgrund des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Selbstverwaltung im Landkreis Lüchow-Dannenberg (Lüchow-Dannenberg-Gesetz) sind die Samtgemeinden nach § 5 angehalten, Verwaltungsgemeinschaften zu bilden. In den meisten Bereichen macht die Bildung dieser Verwaltungsgemeinschaften nur Sinn, wenn eine einheitliche Software verwendet wird; dieses ist insbesondere in dem Bereich "Finanzen" der Fall.

Da die Samtgemeinde Elbtalaue und der Landkreis Lüchow-Dannenberg bereits auf die Doppik umgestellt haben und sich der Software "Newsystem kommunal" bedienen, ist es im Hinblick auf mögliche Verwaltungsgemeinschaften erforderlich, dass auch die Samtgemeinde Lüchow (Wendland) diese Software anschafft.

Weiter hat der Rat der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) am 24.04.2007 beschlossen, dass dem Abschluss einer Verwaltungsvereinbarung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik (VG IuK) zugestimmt wird.

Diese Vereinbarung wurde am 27.04.2007 von den Hauptverwaltungsbeamten unterschrieben. Auch hier macht diese Vereinbarung nur Sinn, wenn in den grundlegenden Bereichen mit einer einheitlichen Software gearbeitet wird.

 

Die Fa. INFOMA Software Consulting GmbH hat auf Anforderung folgendes Angebot für das Verfahren "Newsystem kommunal" abgegeben:

 

Software newsystem kommunal NKR/NKFsystem

-          Basis inkl. Budgetierung und Produktplan

-          Abgaben und Gebühren

-          Steuern

-          Variable Buchungsschnittstelle

-          Anlagenbuchhaltung inkl. Zuschussverwaltung

-          Control plus Advanced (Kosten- und Leistungsrechnung)

-          Technische Module

-          Client/Server Erweiterung   
Insgesamt 20 Clients

 

Produktpreis                           =         69.510,00 €

19 % Mwst.                               =         13.206,90 €

Gesamt                                      =         82.716,90 €

 

Darin enthalten ist ein 30 %iger Nachlass auf den Listenpreis.

 

Monatliche Softwarepflege

Preis                                          =           1.042,65 €

19 % Mwst.                               =               198,10 €

Gesamt                                      =           1.240,75 €

 

Das sind Jahreskosten in Höhe von 14.889,00 €.

 

Hinzu kommen für Dienstleistungen inkl. Datenüberleitung:

 

-           Installation                                                        =                1.950,00 €

-           Schulung doppischer Haushaltsplan            =                2.600,00 €

-           Schulung Budgetierung                                  =                1.300,00 €

-           Schulung Rechnungserfassung                     =                2.600,00 €

-           Schulung Buchhaltung                                    =                6.500,00 €

-           Schulung Steuern und Abgaben                   =                6.500,00 €

-           Datenmigration (Umfang muss noch           
festgelegt werden)                                          =                6.500,00 €

-           Echtstartunterstützung                                    =                2.600,00 €

-           Schulung Anlagenbuchhaltung                      =                3.900,00 €

-           Schulung KLR/Produktbuch                           =                3.900,00 €  
Summe netto                                                 =              38.350,00 €  
19 % Mwst.                                                    =                7.286,50 €  
Gesamt                                                           =              45.636,50 €

 

 

Die angegebenen Dienstleistungen sind Erfahrungswerte und richten sich nach den organisatorischen Gegebenheiten der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) und der konzeptionellen Vorarbeiten. Durch Zusammenlegung der Schulungsaktivitäten bzw. Unterstützung durch andere Verwaltungen (z. B. Landkreis Lüchow-Dannenberg), können diese Aufwendungen noch reduziert werden.

 

Zusammenstellung der voraussichtlichen Kosten:

 

Client/Server Erweiterung

20 Clients                                                   =       82.716,90 €

Umstellungskosten                                    =       45.636,50 €

Navisionserver                                           =         6.000,00 €

Gesamt                                                      =     134.353,40 €

 

Dieser Betrag sollte, wenn möglich, bereits über den 2. Nachtragshaushaltsplan der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) zur Verfügung gestellt werden. Falls dieses nicht möglich sein sollte, muss der Restbetrag über den Haushaltsplan 2008 bereitgestellt werden.

Ein möglichst früher Vertragsabschluss ist notwendig, damit mit den vorbereitenden Arbeiten unverzüglich begonnen werden kann.

Die Kosten für die Softwarepflege sind erst bei Echtstart (01.01.2009) fällig.

 

Hinsichtlich einer möglichen Ausschreibungspflicht wurde mit Schreiben vom 04.06.2007 das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Lüneburg, Außenstelle Lüchow (Wendland), angeschrieben und der Sachverhalt dargelegt.

Das Rechnungsprüfungsamt hat einer Freihändigen Vergabe gem. § 3 VOL/A Abschnitt 1 zugestimmt.

Das Schreiben ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt.

 

Ausgaben im Vermögenshaushalt              =          134.353,40 €

Für die Softwarepflege jährliche Ausgaben

im Verwaltungshaushalt ab 2009                            =            14.889,00 €

 

 

Der Samtgemeindeausschuss beschließt, dem Rat zu empfehlen, folgenden Beschluss zu fassen:

 

Der Rat beschließt,

 

a)     den Kauf von 20 Clients der Software "Newsystem kommunal" und die entsprechenden Dienstleistungen zur Einführung des "Neuen Kommunalen Rechnungswesens" von der Fa. INFOMA Software Consulting GmbH, 31137 Hildesheim, zum Angebotspreis von 128.353,40 € inkl. Mwst. und

 

b)     die entsprechenden Haushaltsmittel (134.353,40 €) sind soweit wie möglich im 2. Nachtragshaushaltsplan der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) bereitzustellen. Ist dieses nicht möglich, sind die restlichen Mittel im Haushaltsplan für das HJ 2008 bereitzustellen.