Seit Jahren arbeitet die Verwaltung mit einer Personaldecke, die sich deutlich unterhalb des Ergebnisses der Stellenbewertung aus 2009 bewegt. Zunehmende Ausfallerscheinungen im ganzen Haus zeigen die Handlungsnotwendigkeit.

a)

Es hat sich gezeigt, dass der 2009 von PrichewaterhausCoopers ermittelte Stellenbedarf in der Abteilung 3 nicht ausreicht. Denn seit 2009 hat es entscheidende Änderungen gegeben. Zum einen ist mit der Einführung der Doppik das gesamte Buchungswesen aller Abteilungen umgestellt worden. Die Verteilung der Aufwände und Erträge auf Kostenstellen und Kostenträger erfordert erheblich mehr Zeitaufwand. Zum anderen ergibt sich aus der stark gestiegenen Hochbautätigkeit, dass auch hier erhebliche verwaltungsseitige Mehrarbeit wie Abrechnung, Fördermittelakquisition etc. anfällt. Das Kerngeschäft, die Verwaltung der Immobilien und Organisation der Hausmeisterdienste in Schulen, Spielkreisen und andere Verwaltungseinrichtungen sowie der eigene Reinigungsdienst der Gebäude kann mit zwei Kräften, wovon eine Kraft nur 34 Stunden/Woche beschäftigt ist, nicht rechtskonform und prüfbar abgewickelt werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass die stellvertretende Abteilungsleiterin ab August für rund ein Jahr wegen der Teilnahme an einer Qualifizierungsmaßnahme nicht zur Verfügung steht. Diese Vakanz kann mit der zunächst befristeten Einstellung der in diesem Jahr fertig werdenden Auszubildenden nur teilweise überbrückt werden. Es ist daher beabsichtigt, im Vorgriff auf eine entsprechende Änderung des Stellenplans hier umgehend mit einer weiteren Kraft die Abwesenheit der stellvertretenden Abteilungsleiterin zu überbrücken. Diese Kraft soll befristet für ein Jahr eingestellt werden und die im Bereich der Immobilienverwaltung und des Reinigungsdienstes anfallenden Aufgaben übernehmen. Die jetzt von der stellvertretenden Abteilungsleiterin erledigten Aufgaben im Bereich der Abrechnung von Maßnahmen und der Mietnebenkosten würden der zu übernehmenden Auszubildenden übertragen. Ab 2017 soll dieses Arbeitsverhältnis unbefristet fortgesetzt werden.

b)

Ferner gibt es in der Abteilung 1 zumindest seit der Umstrukturierung der Verwaltung keine Stellvertretung für den Abteilungsleiter. Der Erste Samtgemeinderat fungiert als Abwesenheitsvertreter. Der Abteilungsleiter muss neben seinen Führungsaufgaben auch in die Sachbearbeitung einsteigen. Gerade in dem Bereich der Verwaltungsorganisation mit Themen wie Personalentwicklung, Einführung neuer Arbeitsabläufe, Rechtssicherheit, Personalgewinnung und vieles mehr, können die sich stellenden Aufgaben nicht ordnungsgemäß abgearbeitet werden. Dazu kommt, dass in der Abteilung zwei Mitarbeiterinnen im 2. Halbjahr 2016 in Elternzeit gehen und eine Mitarbeiterin aufgrund der immensen Arbeitsbelastung schon das zweite Mal über längere Zeit ausfällt. Zur Sicherstellung der Entgeltabrechnungen müssen die Mitarbeiterinnen der Personalstelle entlastet werden. Es ist daher vorgesehen, in Abteilung 1 eine weitere Stelle einzurichten, die zum einen die Stellvertretung des Abteilungsleiters übernimmt und zum anderen insbesondere die Personalstelle von Aufgaben entlastet, die eigentlich nicht in das Tätigkeitsfeld von Personalrechnern fallen. Dazu zählen Stellenbewertung, Stellenbemessung, Stellenausschreibungen, Abrechnung mit Dritten, organisatorische Maßnahmen wie Entwicklung effektiver Arbeitsabläufe, Gesundheitsmanagement usw., aber auch ein Teil im Bereich der Personalabrechnung, um einen vierten Kopf vorhalten zu können, der sich in dem System auskennt.

Beide Maßnahmen für Abteilung 3 und 1 müssen umgehend vorgenommen werden.

Wird im Haushaltsplan dargestellt.

Der Samtgemeindeausschuss beschließt, dem Rat zu empfehlen, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) beschließt, die sich ergebenen stellenplanmäßigen Änderungen mit dem Haushaltsplan 2017 unbefristet in den Stellenplan aufzunehmen.