Der Rat der
Samtgemeinde Lüchow (Wendland) hat in seiner Sitzung am 14.02.2007 beschlossen,
die Verwaltung zu beauftragen, das "Neue Kommunale Rechnungswesen" im
Rahmen der gesetzlichen Vorschriften einzuführen. Ziel für die Umstellung auf
das neue Rechnungswesen bei der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) ist es, dass die
Samtgemeinde und die Gliedgemeinden ab dem 01.01.2009 nach dem doppischen
System buchen. Dazu ist die Anschaffung einer neuen Software notwendig.
Aufgrund des Gesetzes
zur Stärkung der kommunalen Selbstverwaltung im Landkreis Lüchow-Dannenberg
(Lüchow-Dannenberg-Gesetz) sind die Samtgemeinden nach § 5 angehalten,
Verwaltungsgemeinschaften zu bilden. In den meisten Bereichen macht die Bildung
dieser Verwaltungsgemeinschaften nur Sinn, wenn eine einheitliche Software
verwendet wird; dieses ist insbesondere in dem Bereich "Finanzen" der
Fall.
Da die Samtgemeinde
Elbtalaue und der Landkreis Lüchow-Dannenberg bereits auf die Doppik umgestellt
haben und sich der Software "Newsystem kommunal" bedienen, ist es im
Hinblick auf mögliche Verwaltungsgemeinschaften erforderlich, dass auch die
Samtgemeinde Lüchow (Wendland) diese Software anschafft.
Weiter hat der Rat der
Samtgemeinde Lüchow (Wendland) am 24.04.2007 beschlossen, dass dem Abschluss
einer Verwaltungsvereinbarung im Bereich der Informations- und
Kommunikationstechnik (VG IuK) zugestimmt wird.
Diese Vereinbarung
wurde am 27.04.2007 von den Hauptverwaltungsbeamten unterschrieben. Auch hier
macht diese Vereinbarung nur Sinn, wenn in den grundlegenden Bereichen mit
einer einheitlichen Software gearbeitet wird.
Die Fa. INFOMA
Software Consulting GmbH hat auf Anforderung folgendes Angebot für das
Verfahren "Newsystem kommunal" abgegeben:
Software newsystem
kommunal NKR/NKFsystem
-
Basis inkl.
Budgetierung und Produktplan
-
Abgaben und
Gebühren
-
Steuern
-
Variable
Buchungsschnittstelle
-
Anlagenbuchhaltung
inkl. Zuschussverwaltung
-
Control plus
Advanced (Kosten- und Leistungsrechnung)
-
Technische Module
-
Client/Server
Erweiterung
Insgesamt 20 Clients
Produktpreis = 69.510,00 €
19 % Mwst. = 13.206,90 €
Gesamt = 82.716,90 €
Darin enthalten ist ein 30 %iger Nachlass auf den
Listenpreis.
Monatliche Softwarepflege
Preis = 1.042,65 €
19 % Mwst. = 198,10 €
Gesamt = 1.240,75 €
Das sind Jahreskosten in Höhe von 14.889,00 €.
Hinzu kommen für Dienstleistungen inkl.
Datenüberleitung:
-
Installation = 1.950,00 €
-
Schulung
doppischer Haushaltsplan = 2.600,00 €
-
Schulung
Budgetierung = 1.300,00 €
-
Schulung
Rechnungserfassung = 2.600,00 €
-
Schulung
Buchhaltung = 6.500,00 €
-
Schulung Steuern
und Abgaben = 6.500,00 €
-
Datenmigration
(Umfang muss noch
festgelegt werden) = 6.500,00 €
-
Echtstartunterstützung = 2.600,00 €
-
Schulung
Anlagenbuchhaltung = 3.900,00 €
-
Schulung
KLR/Produktbuch = 3.900,00 €
Summe netto = 38.350,00 €
19 % Mwst. = 7.286,50 €
Gesamt = 45.636,50 €
Die angegebenen Dienstleistungen sind Erfahrungswerte
und richten sich nach den organisatorischen Gegebenheiten der Samtgemeinde
Lüchow (Wendland) und der konzeptionellen Vorarbeiten. Durch Zusammenlegung der
Schulungsaktivitäten bzw. Unterstützung durch andere Verwaltungen (z. B.
Landkreis Lüchow-Dannenberg), können diese Aufwendungen noch reduziert werden.
Zusammenstellung der voraussichtlichen Kosten:
Client/Server Erweiterung
20 Clients = 82.716,90 €
Umstellungskosten = 45.636,50 €
Navisionserver = 6.000,00 €
Gesamt = 134.353,40 €
Dieser Betrag sollte, wenn möglich, bereits über den
2. Nachtragshaushaltsplan der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) zur Verfügung
gestellt werden. Falls dieses nicht möglich sein sollte, muss der Restbetrag
über den Haushaltsplan 2008 bereitgestellt werden.
Ein möglichst früher Vertragsabschluss ist notwendig,
damit mit den vorbereitenden Arbeiten unverzüglich begonnen werden kann.
Die Kosten für die Softwarepflege sind erst bei
Echtstart (01.01.2009) fällig.
Hinsichtlich einer möglichen Ausschreibungspflicht
wurde mit Schreiben vom 04.06.2007 das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises
Lüneburg, Außenstelle Lüchow (Wendland), angeschrieben und der Sachverhalt
dargelegt.
Das Rechnungsprüfungsamt hat einer Freihändigen
Vergabe gem. § 3 VOL/A Abschnitt 1 zugestimmt.
Das Schreiben ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage
beigefügt.
Ausgaben im
Vermögenshaushalt = 134.353,40 €
Für die Softwarepflege
jährliche Ausgaben
im Verwaltungshaushalt ab
2009 =
14.889,00 €
Der
Samtgemeindeausschuss beschließt, dem Rat zu empfehlen, folgenden Beschluss zu
fassen:
Der Rat beschließt,
a)
den Kauf von 20
Clients der Software "Newsystem kommunal" und die entsprechenden
Dienstleistungen zur Einführung des "Neuen Kommunalen
Rechnungswesens" von der Fa. INFOMA Software Consulting GmbH, 31137
Hildesheim, zum Angebotspreis von 128.353,40 € inkl. Mwst. und
b)
die
entsprechenden Haushaltsmittel (134.353,40 €) sind soweit wie möglich im 2.
Nachtragshaushaltsplan der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) bereitzustellen. Ist
dieses nicht möglich, sind die restlichen Mittel im Haushaltsplan für das HJ
2008 bereitzustellen.